Woningcorporatie Vivare ondertekent veilig met digitale handtekening

eSign-handtekeningen zijn veiliger voor het ondertekenen van digitale documenten dan gescande fysieke handtekeningen

| Ensured | 3 min | 17 augustus 2021 15:21
Copyright: Woningcorporatie Vivare
Woningcorporatie Vivare (Arnhem) heeft gekozen voor Ensured om haar digitale documenten mee te ondertekenen. Ensured, een oplossing van Xolphin, maakt digitale handtekeningen op basis van Public Key Infrastructure. Deze eSign-handtekeningen zijn veiliger voor het ondertekenen van digitale documenten, zoals contracten, dan gescande fysieke handtekeningen.

Vivare verzorgt met ruim 200 medewerkers voor zo’n 55.000 mensen een passend en betaalbaar huis, met een bestand van 23.500 woningen in zes gemeenten in en rondom Arnhem. Een woningcorporatie kent veel documenten die een handtekening nodig hebben: contracten met externe partijen zoals banken, gemeenten en vastgoed organisaties, verhuurovereenkomsten met huurders. Om tijd te besparen, werd al enige tijd af en toe gewerkt met gescande handtekeningen. Een snelle oplossing, maar niet ideaal want: niet rechtsgeldig.

Betrouwbare digitale ondertekening

Het veelvuldig thuiswerken vanaf begin 2020 door de corona-maatregelen bracht de behoefte aan betrouwbare digitale ondertekening in een stroomversnelling. Als iedereen thuiswerkt zonder secretaresse of administratief personeel, wordt het proces van printen, versturen en inscannen namelijk erg omslachtig. Reden voor de directeur-bestuurder van Vivare om een zoektocht in gang te zetten naar een efficiënter en veiliger alternatief.

Dat alternatief werd snel gevonden, vertelt Wolter Bosch, manager Informatisering en Automatisering bij Vivare. “Wij hebben onze vraag neergelegd bij onze vaste IT-leverancier, waarop zij met een aantal opties kwamen. Bij Xolphin waren we al bekend vanwege de aanschaf van SSL-certificaten, dus dit leek ons een praktische keuze.”

In juli 2020 begon Vivare met het aanvragen van de Ensured eSign-handtekeningen voor alle managers en directieleden. Alle managers en directeuren hebben tegenwoordig een eigen Ensured-certificaat op een token. “Gemiddeld worden hiermee per persoon zo’n 3 tot 10 overeenkomsten per week ondertekend”, vervolgt Bosch. “Gelijktijdig met de digitale ondertekening voegen we een tijdstempel toe, zodat achteraf altijd te controleren is wanneer iets exact is ondertekend.”

Zowel een fysieke als digitale handtekening zijn uniek voor de ondertekenaar. Bij digitaal ondertekende documenten biedt een digitale handtekening[i] echter veel meer veiligheid en garandeert de zekerheid van de oorsprong, identiteit en integriteit van het document. Een fysieke handtekening kan namelijk makkelijk worden gekopieerd en geplakt uit een pdf of ander document, zonder toestemming van de eigenaar.

Het belangrijkste verschil is echter dat digitale handtekeningen voor het ondertekenen van documenten zijn gebaseerd op Private Key Infrastructure (PKI). Daardoor kan er niet mee worden geknoeid. Evidente voordelen van de digitale handtekening zijn - naast veiligheid - efficiency, snelheid en kostenbesparing op het gebied van verzending en opslag.

Alle door managers ondertekende documenten hebben inmiddels een digitale handtekening, vertelt Sander Weijl, informatiemanager bij Vivare. “Een Ensured-handtekening wordt altijd geïnstalleerd op een zogeheten PKI-token[ii]. Dit maakt het gebruik veiliger, maar zorgt er ook voor dat er extra software nodig is voor gebruikers. Dit heeft de IT-leverancier bedrijfsbreed uitgerold. “Als informatiemanager verzorg ik de certificaataanvragen bij Xolphin. Daarnaast help ik bij de installatie van de software op de laptops van de gebruikers en help gebruikers op weg bij het vertrouwd raken met digitale PDF-ondertekening.”

Digitale ondertekening is nog geen gemeengoed, stelt Weijl: “Zo heeft een financiële instelling wel eens een digitaal ondertekend document van ons afgekeurd, omdat de handtekening niet goed zou zijn. Gelukkig konden we dit weerleggen op basis van de geldende wetgeving, bijvoorbeeld de Europese eIDAs-verordening. Het is ook vaak geen onwil, maar onwetendheid. Een handige oplossing die we hiervoor toepassen is om naast de ‘technische ondertekening’, ook een afbeelding van een handgeschreven handtekening toe te voegen.”
  1. Een digitale handtekening wordt gemaakt door een hash te genereren, gecodeerd met de privésleutel van een afzender. De handtekening wordt vervolgens aan de gegevens toegevoegd, wat een bevestiging is voor elk systeem dat vraagt of de gegevens door de afzender zijn ondertekend. De handtekening is uniek gekoppeld aan de ondertekenaar en kan niet opnieuw worden gemaakt of gedupliceerd. Elke manipulatie van de gegevens in een document wordt gedetecteerd, waardoor de integriteit van het document wordt gewaarborgd. Dit betekent dat het auteurschap of de geldigheid van de gegevens niet betwist kan worden.
  2. Bij Ensured kun je voor het handmatig ondertekenen van PDF documenten een medewerker- of afdeling gebonden certificaat aanvragen dat wordt geïnstalleerd op een PKI-token, een beveiligd USB-token. Voor het ondertekenen van een document is het token nodig met een bijbehorend token wachtwoord, wat de eigenaar eenmalig bij de installatie instelt. Voor gebruik van het PKI-token op een laptop of werkstation wordt de benodigde software meegeleverd. Vervolgens kun je documenten ondertekenen met een PDF programma zoals Adobe Reader of Acrobat.

Hoe vind je dit artikel?


Geef jij de eerste rating?

Content op basis van interesse of taal liever niet meer zien? Ga dan naar settings om eenvoudig je voorkeuren in te stellen.

Over Ensured

Ensured levert digitale handtekeningen voor ondertekening van PDF documenten, en biedt oplossingen voor incidentele ondertekening van lage aantallen en het automatisch ondertekenen van grote aantallen documenten. Ensured is een initiatief van Xolphin. Sinds 2002 levert Xolphin SSL certificaten en digitale handtekeningen, waarbij snelheid, service en gemak vooropstaan. Met Ensured vertaalt Xolphin deze voordelen naar een transparante en snel te integreren oplossing voor PDF ondertekening.
Meer over Ensured

Disclaimer

Dit item is verkregen via óf is gebaseerd op een externe bron en valt daarmee buiten de verantwoordelijkheid van de redactie. Als het item een (gedeeltelijke) vertaling is van het origineel, dan is bij eventuele verschillen in betekenis het originele item leidend.
20191030101402.jpg
De grootste Nederlandse site over Android
20191029200614.jpg
Drive value with data
20200608191257.png
Dé leukste website op het gebied van zorg in Nederland
20191029224512.jpg
Het no-nonsense internetbureau
20200707165104.png
Meer meisjes en vrouwen in bèta, techniek en IT
20191030100036.png
Voor professionals met passie voor digitale revolutie!
20191030103431.png
Conference by app developers, for app developers!
© 2019-2021, alle rechten voorbehouden.
TechVisor
Het vizier op de tech industrie.