Digitaal boekhouden is zowel voor de ondernemer als het administratiekantoor een must. De boekhouding kan tegenwoordig namelijk steeds verder geautomatiseerd worden. Dit maakt het ondernemen een stuk effectiever en efficiënter.
Met de overstap kunnen de meeste ondernemers echter wel een zetje in de goede richting gebruiken. In dit blog lees je daarom meer over de voordelen en hoe
digitalisatie van de boekhouding tot verhoogde efficiëntie leidt.
Een vlottere documentverwerking dankzij digitalisatie
Vlotte documentverwerking wordt geremd door papier. Als je vlotter wilt boekhouden, kan je daarom maar beter met de digitalisering trend meegaan. Een digitale administratie is dan beschikbaar in de cloud. Alle bevoegde personen hebben dan altijd en overal toegang hebben tot de boekhouding.
Dit heeft als voordeel dat nieuwe documenten gelijk voor accountants beschikbaar zijn in de boekhouding. De accountant heeft dan ook een stuk minder te maken met piekvolumes aan het einde van het kwartaal. In dit geval kan het werk een stuk beter gespreid worden.
De voordelen van een digitale administratie
Door de boekhouding te digitaliseren, profiteer je van de volgende voordelen:
- Minder foutgevoelig;
- Vermindering van fraude;
- Besparing aan tijd;
- Overzichtelijk;
- Inzichtelijk;
- Nooit meer een document kwijt.
Minder foutgevoelig
Helaas kunnen alle acties waar menselijke handelingen aan te pas komen, fouten bevatten. Hetzelfde geldt dus ook voor de boekhouding. Het herhaaldelijk overtypen van bonnen en facturen, kan ervoor zorgen dat deze dubbel of fout worden vastgelegd in de administratie.
Door over te stappen naar een digitale boekhouding, worden de bonnen en facturen middels slimme scan en herken software afgelezen en automatisch overgezet in digitale data. Handmatige fouten in bedragen en rekeningnummers zijn verleden tijd.
Vermindering van fraude
Wanneer je werkt met een papieren administratie, is het mogelijk dat iemand een dubbele bon of factuur indient. Dit los je op door over te stappen op een digitale administratie. De meeste systemen zijn namelijk in staat om dubbele en spookfacturen op te sporen en hierover een waarschuwing te geven.
Besparing aan tijd
Door de administratie te digitaliseren, bespaar je een hoop tijd. Je hoeft namelijk geen tijd meer te besteden aan het handmatig invoeren van data in verschillende systemen. Zo hoeft de ondernemer de administratie niet meer handmatig over te typen, en is de accountant minder tijd kwijt aan het doorspitten van de administratie.
Overzichtelijk
Dankzij digitalisatie krijg je als ondernemer zijnde gelijk inzicht hoe het bedrijf ervoor staat. In een oogopslag zie je hoeveel geld er binnenkomt en hoeveel er uitgaat. Je eigen data interpreteren is dus verleden tijd.
Inzichtelijk
Een digitale administratie wordt opgeslagen in de cloud. Hierdoor kun je altijd en overal bij je gegevens. Wanneer je even iets wilt checken, maar niet op de locatie bent, is dit dus ook mogelijk. Dit is bijvoorbeeld handig in de coronatijd, een tijd waarin thuiswerken de norm is.
Nooit meer een document kwijt
Zodra je een document binnenkrijgt voor in de administratie, scan je deze middels een scan en herken oplossing. Vervolgens komt het document automatisch in de cloud terecht. Een bon of factuur kwijtraken is dus vrijwel onmogelijk.
Maak de overstap naar digitaal
Jouw organisatie profiteert van een hoop voordelen wanneer je de overstap maakt van een papieren naar een digitale administratie. Het is overzichtelijk, inzichtelijk, bespaart tijd, voorkomt fraude en is een stuk minder foutgevoelig. Kortom, genoeg reden om over te stappen op een digitale administratie.