Bij ‘kunstmatige intelligentie’ (AI) denken mensen al snel aan allerlei fantastische sciencefictionscenario's die nog heel ver weg lijken. Maar in feite wordt deze technologie al sinds enkele jaren ingezet voor reis- en onkostenbeheer, vaak zonder dat de gebruiker dat door heeft.

Voor veel mensen is het nog moeilijk om te begrijpen wat kunstmatige intelligentie precies is, hoe je het moet definiëren en wat het kan doen. Uit een onderzoek van SAP Concur in 2022 blijkt dat maar liefst 39 procent van de financiële en zakenreismanagers in Europa vreest dat AI hun baan overbodig zal maken. Nog eens een kwart is daar onzeker over. Op het eerste gezicht is die vrees misschien niet zo vergezocht; de technologie is immers al in staat om bepaalde taken zeer snel en nauwkeurig uit te voeren.

Pierre-Emmanuel Tetaz, EMEA SVP & General Manager bij SAP Concur relativeert die zorg: "Ik zie kunstmatige intelligentie op dit moment niet leiden tot een vermindering van het aantal banen op het gebied van zakenreizen en onkostenbeheer. Ik zou het gebruik van de technologie eerder willen vergelijken met de inzet van truffelvarkens: ze helpen de truffelboer om zijn werk te doen en vergroten zijn succes, maar ze doen niets dat overbodig is. Zo is het ook in het reis- en onkostenbeheer. Er bestaan al tal van effectieve, op AI gebaseerde oplossingen die experts ondersteunen bij belangrijke zaken zoals btw-teruggave of het opsporen van fouten in onkostendeclaratie. Dit leidt tot betere resultaten en zorgt ervoor dat de betreffende experts meer tijd hebben om zich met belangrijkere en minder repetitieve taken bezig te houden."

Als we truffelvarkens verder vergelijken met kunstmatige intelligentie vallen deze 5 overeenkomsten op:

1. Zowel truffelvarkens als AI zijn zeer gespecialiseerde experts op hun gebied: ze beschikken over skills die veel beter zijn dan die van de mens, vooral als het op precisie aankomt. En ze bereiken vaak resultaten die de menselijke capaciteiten overtreffen - ongeacht hoe goed mensen getraind zijn.
2. Beide ‘oplossingen’ ondersteunen gebruikers bij het vinden van iets waardevols: In het geval van truffelvarkens ligt het voor de hand: zij zijn getraind om waardevolle en zeldzame truffels op te sporen. In het geval van reis- en onkostenbeheer is de AI geprogrammeerd om nauwkeurig en snel financiële besparingsmogelijkheden te identificeren, zoals mogelijkheden voor btw-teruggave of foutieve onkostendeclaraties die tot onnodige extra uitgaven leiden.
3. De sleutelwoorden ‘training’ en ‘programmering’ bieden verdere overeenkomsten: beide oplossingen zijn afhankelijk van menselijke begeleiding en sturing om optimaal te kunnen werken. De truffelboer traint zijn varkens, bepaalt het zoekgebied en zorgt voor het verder verwerken en de marketing van de gevonden truffels. In de wereld van finance en zakenreizen zijn managers onvervangbaar omdat zij het toepassingsgebied van AI definiëren en de verkregen resultaten en inzichten gebruiken om procedures en processen in het bedrijf te optimaliseren en strategisch belangrijke conclusies te trekken.
4. Er zijn ook overeenkomsten als het gaat om risicobeheer: truffelvarkens vinden de juiste truffels zodat mensen die veilig kunnen eten, terwijl op AI gebaseerde oplossingen voor reis- en onkostenbeheer de compliance verbeteren en zo het risico op boetes verkleinen. Sommige aanbieders nemen zelfs de aansprakelijkheid op zich voor eventuele fouten in hun op AI gebaseerde oplossingen.
5. Noch truffelvarkens, noch AI-gebaseerde oplossingen voor reis- en onkostenbeheer zorgen ervoor dat hun gebruikers zonder werk komen te zitten. Integendeel, ze besparen hun gebruikers de vaak saaie en repetitieve zoektocht naar truffels of het eindeloos zoeken naar ontbrekende bonnetjes en maken zo tijd vrij voor meer veeleisende en belangrijkere taken.

Hoewel je het op het eerste gezicht niet zo snel zou denken, hebben kunstmatige intelligentie en truffelvarkens zeker het een en ander met elkaar gemeen. Met genoeg training zijn beide ‘experts’ in staat om mensen te helpen, kunnen ze iets waardevols vinden, vergroten ze de veiligheid en besparen ze ons ‘mensen’ veel tijd. Zo kunnen die fantastische sciencefictionscenario’s die ver weg lijken nu al waargemaakt worden, al gebeurt het meestal zonder dat de eindgebruiker dit door heeft. Toch een leuk weetje om met tafelgenoten te delen, de volgende keer dat u geniet van een heerlijke truffelpasta of een ander truffelgerecht!